Revision av Mariehamns stads förvaltning och ekonomi

Anbud begärs om revision av förvaltningen och ekonomin enligt 75 § i kommunallagen för de år som motsvarar fullmäktiges mandatperiod 2016-2019. Anbuden lämnas in till revisionsnämnden senast den 31 mars 2016.

Vid upphandlingen används öppet förfarande.

1. Köpare
Mariehamns stad, revisorerna

Mariehamns stad
Pb 5
AX-22101 Mariehamn
Åland

2. Revisionsuppgifternas omfattning och innehåll
Revision enligt kommunallagen
Revisorerna ska med iakttagande av god revisionssed granska räkenskapsperiodens förvaltning, bokföring och bokslut.

Revisorerna ska särskilt granska

  1. om förvaltningen skötts i enlighet med lag och fullmäktiges beslut,
  2. om bokslutet och koncernbalansräkningen gjorts upp i enlighet med lag och om de ger riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamheten, ekonomin, den ekonomiska utvecklingen och de ekonomiska ansvarsförbindelserna under räkenskapsperioden,
  3. om uppgifterna om grunderna för och användningen av landskapsandelarna är riktiga samt
  4. om kommunernas interna övervakning har ordnats på ett ändamålsenligt sätt.

Den revision enligt kommunallagen för vilken anbud begärs och som utgör grund för jämförelsen av anbuden omfattar 30 revisionsdagar om året.

Utöver revisionsberättelsen förutsätts revisorn årligen ge revisorerna minst 4 skriftliga mellanrapporter.

Tjänster som tillhandahålls OFR-revisorn vid den enhet som granskas.
OFR-revisorn har tillgång till
- arbetsrum
- möjlighet att ansluta sig tillkommunens IT-nät
- kopieringstjänster

3. Krav som ställs på revisorn

Utöver OFR-kompetens ställs följande särskilda krav på revisionssammanslutningen och revisorn:

  • Revisionssammanslutningen ska ha ett kvalitetssäkringssystem som är dokumenterat i en kvalitetshandbok, en processbeskrivning eller något annat kvalitetsdokument.
  • Revisorn och revisionssammanslutningen ska ha erfarenhet av kommunalrevision.
  • En auktoriserad revisor ska leda revisionsarbetet.
  • Den ansvarige OFR-revisorn ska kunna svenska.

4. Urvalsgrund och utvärderingskriterier
Av anbuden väljs det som är totalekonomiskt mest fördelaktigt. Vilket anbud som är totalekonomiskt mest fördelaktigt avgörs enligt följande grunder (utvärderingskriterier) och procentuella viktning:

  • Det totala priset för avtalsperioden 30-50%.
  • Den ansvariga OFR-revisorns andel av lagstadgade revisionen 10-15%.
  • Revisorns och/eller revisionssammanslutningens erfarenhet av revision av kommuner 30-45%.
  • Kvalitetssäkringssystem 10-15%.

5. Information om beslutet och avtal
Upphandlingsbeslutet skickas för kännedom till alla anbudsgivare. Tillkännagivandet innebär inte att det uppstår ett avtal om upphandling, utan det krävs ett särskilt skriftligt kontrakt.

6. Avtalsperiod och avtalets giltighetstid
Utan särskild uppsägning gäller avtalet revisionen för de år som motsvarar fullmäktiges mandatperiod (2016-2019).

7. Prisjusteringar samt fakturering och betalningsvillkor
Priserna för lagstadgad revision och andra revisionstjänster bestäms enligt det godkända anbudet.

Justering av priserna
Enhetspriserna för revisionsdagar och revisionstimmar ska vara fasta under de 2 första åren. Därefter har leverantören rätt att föreslå en prishöjning efter förhandlingar med beställaren. Leverantören ska ange grunderna för höjningen och redogöra för hur de påverkar det totala priset. Priset kan höjas endast om det skett en väsentlig förändring av kostnadsutvecklingen. Eventuella prishöjningar träder i kraft genom att de godkänns av beställaren.

Fakturering och betalningsvillkor
Fakturering enligt utfört arbete. Betalningsvillkor 14 dagar netto. Dröjsmålsränta enligt räntelagen.

8. Underleverantörer
Av anbudet ska framgå vilka uppgifter anbudsgivaren har för avsikt att låta utföra genom en underleverantör och namnen på de viktigaste underleverantörerna. Anbudsgivaren ansvarar också för det arbete som har utförts av underleverantörer. Underleverantörens arbete ska uppfylla de krav som ställs på revisionstjänsterna i anbudsförfrågan.

9. Övriga avtalsvillkor
Förpliktelser för parterna
Parterna förbinder sig att meddela övriga avtalsparter om det under avtalsperioden inträffar väsentliga förändringar i verksamheten (t.ex. till följd av stora organisationsförändringar).

Meningsskiljaktigheter
Tvister om avtalet avgörs i Ålands tingsrätt.

Uppsägning av avtalet under avtalsperioden
Avtalet kan sägas upp med en uppsägningstid på 6 månader.

10. Krav på innehållet i och presentationen av anbudet
Anbud ska ges om de revisionstjänster som anges i punkt 3 i anbudsförfrågan och i den omfattning som begärts. Anbudet ska ges på svenska. Priserna ska uppges utan moms.

Av anbudet ska framgå följande uppgifter:

Den lagstadgade revisionen

  • det totala priset på revisionen för de år som motsvarar fullmäktiges mandatperiod inklusive rese- och övriga kostnader,
  • det totala priset på en revisionsdag som används i faktureringen inklusive rese- och övriga kostnader, vilka det totala priset baserar sig på,
  • priset på en extra revisionsdag inklusive rese- och övriga kostnader,
  • uppgifter om den ansvarige revisorns auktorisation och annan kompetens och arbetserfarenhet som är relevant för uppdraget,
  • uppgifter om auktorisationen för biträdande revisorer och revisorer som är underleverantörer samt deras övriga kompetens och arbetserfarenhet som är relevant för uppdraget,
  • utredning om revisorns eller revisionssammanslutningens erfarenhet av revision och/eller på något annat sätt inhämtad kompetens för revision av EU-projekt eller andra uppdrag som anges i anbudsförfrågan och som kräver särskilt kunnande,
  • OFR-auktoriserade revisorers andel av den arbetstid som faktureras,
  • den ansvariga OFR-revisorns andel av den lagstadgade revisionen,
  • utredning om revisionssammanslutningens kvalitetssäkring och dokumenteringen av anvisningar om kvalitetssäkringen,
  • den ansvariga OFR-revisorns deltagande i kvalitetssäkring som övervakas av OFR-nämnden samt
  • hur stor andel av den fakturerade arbetstiden som utförts vid den enhet som granskas.

Anbudets giltighetstid
Anbudet ska gälla t.o.m. 26 juni 2016.

Bilagor till anbudet
- OFR-sammanslutningens senaste bokslut

11. Inlämnande av anbud
Anbuden lämnas in till revisionsnämnden senast den 31 mars 2016 i slutet kuvert eller per e-post till adressen jc@aland.net. Märk kuvertet eller e-postmeddelandet med "Offert på OFR-revisionstjänster för Mariehamns stad".

12. Tilläggsinformation
Närmare upplysningar om upphandlingen av OFR-revisionstjänster ges av Jack Christenbrunn 040 0537 533, jc@aland.net

13. Bilagor till anbudsförfrågan
- Budget 2016
- Bokslut 2014
- Förvaltningsstadga

Enligt uppdrag

Emma Dahlén
Kanslichef

Sidan uppdaterades