Upphandling av webb- och TV-sändningar

Mariehamns stad begär in anbud för webb- och TV-sändningar av stadsfullmäktiges sammanträden. Anbudshandlingar skall vara staden tillhanda senast innan anbudstidens utgång 16.02.2016 kl. 16.15.

1. Föremål för upphandling
Upphandlingen avser produktion och utsändning av webb- och TV-sändningar från stadens fullmäktigesammanträden under perioden från avtalets ingående t.o.m. 31.12.2019 med möjlighet till två månaders förlängning. Upphandlingens omfattning och kommersiella villkor framgår av bifogat avtalsutkast (bilaga 1).

2. Upphandlingsform och -enhet
Upphandlingen genomförs som öppen upphandling.

Upphandlande enhet är Mariehamns stad (FO-nummer 0205071-4)

Adress för anbud: PB 5, 22101 Mariehamn
E-post: stadskansliet@mariehamn.ax
Telefon: 018-5310

3. Upplysningar om upphandlingen
Närmare upplysningar om upphandlingen lämnas av verksamhetsutvecklare Terese Flöjt, terese.flojt@mariehamn.ax, telefon som ovan.

Begäran om förtydligande eller komplettering av anbudsunderlaget skall ställas skriftligt. Begäran skall vara staden tillhanda senast 02.02.2016. Staden lämnar vid behov skriftligt förtydligande eller komplettering senast 09.02.2016 till alla som tillsänts anbudsunderlaget. Eventuella förtydliganden eller kompletteringar publiceras samtidigt på stadens hemsida.

I bilaga 2 framkommer stadens svar på de förtydliganden som efterfrågades vid föregående upphandling. Stadens svar gäller oförändrade.

4. Regler för anbud
A) Anbudshandlingar skall vara staden tillhanda i skriftlig form antingen på adress som ovan eller som bilaga till e-post, senast innan anbudstidens utgång 16.02.2016 kl. 16.15.
B) Anbud skall vara bindande åtminstone till och med den 30.04.2016.
C) Den som lämnar anbud skall ha beredskap att sända från stadsfullmäktiges sammanträde 01.03.2016 under förutsättning att staden presenterar sitt beslut om val av leverantör senast 19.02.2016.
D) Anbud skall vara avfattat på svenska.
E) Anbud skall innehålla

  • Uppgifter om anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer och kontaktpersoner.
  • Uppgifter om hur anbudsgivaren uppfyller krav på anbudsgivaren i punkt 5 i detta underlag.
  • Anbudspris. Uppgifterna lämnas som
    - pris per sändningstillfälle om 3 h med start senast 19.00,
    - pris för tilläggsproduktion per timme.
    Prisuppgifter anges exklusive moms.
  • Anbudsgivarens bekräftelse av att anbudsgivaren accepterar de villkor som framgår av bifogade avtalsutkast.

Anbudsgivare kan inom anbudstiden fritt lämna anbud. Anbudet bör innehålla uppgifter om vilka eventuella uppgifter i anbudshandlingarna som anbudsgivaren anser vara företagshemligheter.

5. Krav på anbudsgivaren
Anbudsgivaren skall
- ha erfarenhet av produktion och utsändning av TV-sändningar i realtid samt
- inneha tillgång till TV-nät samt sådan teknisk utrustning och kapacitet som krävs för genomförande av i upphandlingen ingående uppdrag.

6. Öppning och utvärdering av anbud
Anbudsöppning kommer att ske första vardag efter anbudstidens utgång.

Efter öppning av anbud kommer staden att utvärdera vilken anbudsgivare som lämnat det totalekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Bedömning av vilket anbud som är mest fördelaktigt kommer att ske med beaktande av följande kriterier:

1) anbudets pris, (80 %)
2) pris för tilläggsproduktion, (20 %)

Kriterierna kommer att vägas samman genom en poängsummemetod där varje kriterium värderas och ges en poäng i skalan 1-10, där 10 representerar utmärkt och 1 svagt. Kriterierna värderas så att det anbud som erbjuder det lägsta priset erhåller 10 poäng. Övriga anbud erhåller poäng i relation till den procentuella differensen till lägsta pris. Beräkningen sker genom att lägsta anbudspris divideras med pris och multipliceras med faktorn 10. Den erhållna summan avrundas enligt gängse regler till tal med en decimal vilket utgör anbudets poäng. Efter att kriterierna erhållit poäng 1-10, beräknas den viktade poängen enligt ovan givna procenttal så att ett viktat poängvärde erhålls. De viktade poängvärdena för varje utvärderingskriterium räknas därefter samman för varje anbudsgivare.

7. Anbudsprövning
Staden kommer att anta det anbud som efter utvärdering erhåller den högsta poängsumman. Staden kan komma att avstå från upphandlingen i dess helhet.

Beslut om antagande av anbud fattas preliminärt inom en vecka från öppnande av anbud.

Staden förbehåller sig rätten att utesluta anbud som

  • inte uppfyller regler för anbud enligt punkt 4 i denna begäran,
  • under förutsättning att anbudsgivaren inte kan lämna en godtagbar förklaring till angivna priser, erbjuder en prisnivån som med hänsyn till upphandlingens art och omfattning är onormalt lågt, eller
  • lämnas av anbudsgivare som inte på begäran kan uppvisa dokumentation som visar
    - att anbudsgivaren inte är föremål för någon av de uteslutningsgrunder som avses i 53 § lagen om offentlig upphandling (FFS 348/2007) eller
    - att varken anbudsgivaren eller en person i dess ledning eller en person som är behörig att företräda, fatta beslut om eller kontrollera dessa är föremål för någon sådan uteslutningsgrund som avses i 54 § lagen om offentlig upphandling.
    - att kraven i punkt 5 uppfylls.

Mariehamn den 25.01.2016

Bilagor
Bilaga 1, Avtalsutkast
Bilaga 2, Frågor och svar från föregående upphandling

Sidan uppdaterades