Riktlinjer för representation

Allmänt om representation

Dessa riktlinjer för representation omfattar samtliga organ, förtroendevalda samt anställda inom Mariehamns stad.

Representation är en del i Mariehamns stads relationer med andra kommuner, vänorter, samarbetspartner, företag, föreningar med flera. Representation är motiverad när den är till nytta för staden direkt eller indirekt och att kontakterna är vitala för stadens utveckling. Representation är även en fråga om artighet och anpassning till sedvanligt umgängessätt samt betydelsefull som marknadsföringsåtgärd.

Representation förutsätter stadens värdskap för ett evenemang eller bjudning och kan vara riktad utåt mot externa intressenter, extern representation eller inåt mot anställda och förtroendevalda, interna kontakter. Representationskostnad kan vara kostnad för till exempel mat, dryck, hotellrum, resor, underhållning, biljetter, personalfester, gåvor till gäster, gåvor till anställda och liknande. I samband med representation, taxiresor eller dylikt, externt såväl som internt, får av stadens medel inte lämnas dricks. Stadens representation ska vara måttlig och kostnaderna hållas inom rimliga och försvarbara gränser.

Enligt stadens förvaltningsstadga anordnar stadsdirektören stadens representation i enlighet med de grunder som stadsstyrelsen har godkänt. Det ankommer även på stadsdirektören att närvara eller se till att företrädare för staden är närvarande vid tillfällen för representation. Staden kan även vid representationstillfällen företrädas av stadsfullmäktiges ordförande eller vice ordföranden samt av stadsstyrelsens ordförande eller vice ordföranden. Anhöriga till förtroendevalda eller av staden anställda har normalt inte rätt att delta vid representationstillfällen.

Måttlighet ska alltid iakttas vid servering av alkoholhaltiga drycker. Vid representation ska alltid alkoholfritt alternativ erbjudas. Vid representation utomlands ska det besökta landets kutym vara vägledande. I samband med stadens julfest serveras fyra portioner alkohol.

Vid stadens externa och interna representation ska, om möjligt, mat och dryck som serveras vara ekologisk och/eller rättvisemärkt eller åtminstone närproducerad.

Extern representation

Stadsdirektören ansvarar för stadens externa representation i samråd med stadsfullmäktiges presidium och stadsstyrelsen. Stadsdirektören beslutar själv om sin egen externa representation.

Nämnder och förvaltningschefer har rätt att inom ramen för sina anslag representera staden vid besök av nämnder eller tjänstemannadelegationer inom relevant verksamhetsområde från andra kommuner eller organisationer.

Den som beslutar om extern representation avgör även om staden ska avlämna gåva till gästen eller gästerna ifråga.

Interna kontakter

Stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och nämnderna beslutar om sina interna kontakter inom ramen för sina budgetanslag. I fråga om mat och dryck med allmänna medel ska måttlighet iakttas. Stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och nämnder kan i samband med avslutningen av årets arbete eller vid annat lämpligt sammanhang hålla en sammankomst med servering av mat och dryck.

För stadens anställda anordnas årligen en gemensam julfest för vilken särskilt anslag anvisas i budgeten. Interna kontakter med servering av mat och dryck i andra sammanhang, exempelvis vid interna planeringsmöten, kan av särskilda skäl och i begränsad omfattning tillåtas efter beslut av berörd förvaltningschef.

Kurser, konferenser, seminarier etc.

Respektive organ beslutar om sina medlemmars deltagande i kurser, konferenser och dylikt. I fråga om fullmäktigemedlemmars deltagande vid ovan nämnda aktiviteter fattas beslut av stadsdirektören.

Under varje mandatperiod bör stadens förtroendevalda på samtliga nivåer erhålla tillräcklig utbildning för att kunna sköta sina uppdrag på bästa möjliga sätt till nytta för stadens utveckling.

Förvaltningschefen besluter om utbildningsanslagets användning inom respektive sektor eller stab. Riktlinjer för personalutbildningen har antagits av stadsstyrelsen. I programmet betonas betydelsen av kontinuerlig personalutveckling.

 

Vid antagandet av dessa riktlinjer för representation för Mariehamns stad upphävs tidigare av staden antagna regler för stadens representation samt externa och interna kontakter godkända av stadsstyrelsen den 6 mars 1997, 159 §.