Kommunikationspolicy för Mariehamns stad

Bakgrund

Kommunallagen, LL om handlingars offentlighet och andra speciallagar preciserar kommunens informationsskyldigheter. Medborgarnas rätt till information är en grundlagsenlig rättighet och kommunallagen betonar inte bara kommunmedlemmarnas rätt till information utan också rätten till att delta i och påverka kommunens verksamhet.

Med denna kommunikationspolicy för Mariehamns stad, som grund skall förvaltningarna/ nämnderna upprätta egna handlingsplaner för sina respektive verksamhetsområden.

Grundläggande principer och mål

All information som ges inom Mariehamns stad skall vara öppen, aktuell och korrekt. Mottagaren skall kunna lita på innehållet. Informationen skall vara lätt att förstå och lättillgänglig. Det innebär att den skall vara utformad på ett klart och enkelt sätt. Det skall vara lätt att hitta den information man söker och olika informationskanaler skall användas.

Specialgruppers och funktionshindrades rätt till information skall även beaktas. Speciellt viktigt är detta vid information om stadsbornas allmänna rättigheter och skyldigheter samt möjligheter att få del av stadens service.

Mariehamnarna skall garanteras inflytande över sina gemensamma angelägenheter.

Informationen skall därför vara en grund för kommunikation och möjliggöra växelverkan i ett tidigt skede. En viktig del av informationsverksamheten är att informera invånarna om på vilket sätt frågor och åsikter om aktuella ärenden kan framföras till beredarna och beslutsfattarna.

Informationen skall utgå från en grundsyn som bygger på att invånarna mera skall ses som individer som aktivt vill utforma sitt eget liv än som passiva service- och informationsmottagare.

En välfungerande intern information är en förutsättning för en god extern information.

Informationen skall

• Ge en klar och tydlig bild av stadens hela verksamhet.
• Befästa den kommunala demokratin genom att i ett tidigt skede möjliggöra växelverkan.
• Bygga på tilltro om medborgarnas vilja till delaktighet och engagemang.

Invånarna och andra intressegrupper

• skall uppleva att det är lätt att få information om staden och den service som erbjuds.
• skall alltid bemötas på ett vänligt och serviceinriktat sätt.

Alla anställda inom staden

• skall ha kännedom om stadens vision och strategi och vilka principer för information som gäller.
• skall ha rätt att få del av relevant information och skyldighet att söka den information som behövs för att kunna utföra ett bra arbete.

Målgrupper

Målgrupper för stadens information utåt är i första hand invånarna. Men också besökare, massmedia och annan offentlig förvaltning och näringsliv är viktiga målgrupper. Inför varje informationsinsats är det därför viktigt att försöka definiera målgruppen och att använda relevant informationskanal.

Målgrupp för den interna informationen är förtroendevalda och anställda inom Mariehamns stad.

Informationsansvar

Stadsfullmäktige gör strategiska linjedragningar för stadens information.

Stadsstyrelsen leder och övervakar den operativa informationsverksamheten inom staden som helhet. Stadsstyrelsen har ett övergripande ansvar för samordning av informationen och svarar även för stadens yttre framtoning. Stadsdirektören och stadssekreteraren ansvarar för genomförandet.

Grundprincipen är att kommunikationsansvaret följer med verksamhetsansvaret. Informationen är därmed en naturlig del av varje verksamhetsområde. Varje nämnd, bolag och affärsverk ansvarar för information om egna beslut och egen verksamhet till anställda, förtroendevalda, kommunmedlemmar, massmedier och omvärld. I förvaltningarna ligger huvudansvaret för informationen hos respektive förvaltningschef. I ansvaret ingår även att tillse att den som vet bäst informerar.

All personal har ett personligt ansvar för att kunden bemöts på ett korrekt sätt och visas till rätt informationskälla.

Förtroendevalda och tjänstemän har olika roller i informationsinsatserna. Dessa bör definieras och tydliggöras.

När kommunala uppgifter överlåtits på en sammanslutning eller stiftelse skall staden på lämpligt sätt informera om verksamheten.

Informationssätt

Informationen till allmänheten skall vara kommunikativ, d.v.s. främja utbyte av åsikter, erfarenheter och kunskaper.

I informationsverksamheten skall helst flera olika informationskanaler användas. Informationsansvariga skall använda den kanal som lämpar sig bäst för den åsyftade målgruppen. Informationssätt som främjar och underlättar invånarnas möjligheter att delta och påverka skall förbättras och nya modeller prövas. Kommunallagen talar om diskussionsmöten, initiativrätt och kommunal folkomröstning. Även andra former för medborgarkontakter bör prövas. Särskilt informationen till specialgrupper bör tryggas.

Invånarna skall alltid kunna vända sig till stadshusets reception eller till stadsbibliotekets informationsdisk för information om vart de kan vända sig i olika frågor. Där skall också finnas aktuellt material i form av broschyrer, blanketter och liknande.

Stadens hemsida skall innehålla för medborgarna relevant och aktuell information. Webbinformationens möjligheter till kommunikation och debatt skall utvecklas hela tiden.

Massmedia är en viktig länk för information och kommunikation mellan staden och omgivningen. Servicen till massmedia skall vara aktiv, snabb och tillförlitlig. Genom att själv ta initiativ till kontakter med massmedia får staden snabbt ut viktig och korrekt information. Informationen skall alltid vara opartisk.

Den interna informationen skall vara både muntlig och skriftlig. E-post och intranät är effektiva informationskanaler för personal som använder datorer. Arbetsplats- och personalmöten är den effektivaste formen av intern information eftersom det går att ställa frågor och få svar direkt och ansikte mot ansikte.

Bilden av Mariehamn

Marknadsföringen av Mariehamn skall på ett positivt och korrekt sätt informera om staden som en plats där man vill bo, arbeta och verka. En plats man gärna vill besöka och återvända till.

Syftet med marknadsföringen skall vara att locka nya invånare, främja besöksnäringen och stödja förutsättningarna för företagande och näringsliv.

Mariehamns stad skall profileras som en öppen och tillgänglig stad. Ett villkor för en lyckad profilering och marknadsföring är att staden har en gemensamt fastslagen vision och en strategi som håller på långsikt. Hur vill man att stadsbor och andra skall uppleva staden och vad vill man att staden skall bli igenkänd på? Det unika med staden såsom miljö för boende, arbete, vistelse och företagande skall lyftas fram.

Staden skall framstå som en helhet i design och profil. I all information som publiceras oberoende av förvaltning, skall det klart framgå att det är Mariehamns stad som står för informationen.

Förverkligande

Kommunikationen skall vara en viktig och prioriterad del av förvaltningarnas och förtroendeorganens verksamhet i staden. Kommunikationspolicyn förverkligas enligt följande: (Resp. ansvarig anges inom parentes.)

• Stadsfullmäktige beslutar om en övergripande vision/strategi för Mariehamns stad (centralförvaltningen).
• Nämnder och förvaltningar utarbetar konkreta planer för sin kommunikation (nämnd, förvaltningschef).
• Informationen till personer med funktionshinder ordnas på lämpligt sätt. Alla medborgare har rätt att få del av stadens information (stds, nämnd, förvaltningschef).
• Förtroendevalda fastställer i början av varje mandatperiod rutiner och principer för förtroendevaldas information (stds, nämnd).
• En telefonpolicy för staden utarbetas (centralförvaltningen).
• Förtroendevalda och ledande tjänstemän utbildas och informeras om policyn och ansvar med anledning av denna (centralförvaltningen).
• Personalen utbildas och informeras (förvaltningschef).
• En grafisk design för staden tas fram (centralförvaltningen).

Nämndernas/förvaltningarnas planer skall vara förverkligade inom ett år efter det att stadsfullmäktige antagit kommunikationspolicyn.